Gestión de viajes global optimizada y consolidada

Objetivo

Nuestro desafío consistía en crear un programa de viajes consolidado que respetara los matices locales al mismo tiempo que se alineaba con una política de viajes global. Este ambicioso plan estaba destinado a beneficiar a más de 5.000 viajeros y contratistas.
En FCM, estuvimos a la altura del desafío.

Desafíos significativos

Una consolidación de viajes global de esta escala trajo consigo una serie de obstáculos:

• 14 políticas de viaje variadas y contradictorias en los mercados globales.
• 150 hoteles preferidos en las regiones de APAC y EMEA identificados que no existían en el programa hotelero de la corporación.
• 100 hoteles globales que desconocían haber sido seleccionados como preferidos y que fueron cargados incorrectamente en el GDS.
• Diversos métodos de pago en los distintos mercados, con tarjetas de crédito corporativas no disponibles para todos los viajeros, lo que requería un enfoque personalizado pero coherente.
• Volúmenes de viaje significativamente superiores a las previsiones en un mercado de APAC, lo que exigió una ampliación inmediata de personal y recursos.
• Resistencia al cambio entre los administradores de viajes debido al temor por la seguridad laboral.

Hacer frente a estos desafíos requería un plan exhaustivo que abordara cada problema, al tiempo que ofreciera soporte de reservas y redujera el trabajo administrativo.

Un plan bien diseñado

Un gestor de cuentas global de FCM altamente cualificado lideró nuestros esfuerzos, con el apoyo de gestores de cuentas regionales y nacionales. Estos son algunos aspectos destacados de nuestra estrategia:

• Planes de gestión del cambio e implementación coherentes pero adaptados a cada mercado en todas las ubicaciones.
• Soluciones de servicio centralizadas en regiones clave y eliminación de servicios implantados innecesarios.
• Implementación de la tecnología de gestión de viajes de FCM como punto de entrada único en todos los países.
• Presentaciones de roadshow localizadas en el idioma local para viajeros y gestores de reservas.
• Auditoría rigurosa e implementación de tarifas preferentes de aerolíneas y hoteles:
  • 21 aerolíneas preferentes y 1.400 tarifas de cliente.
  • 7.500 auditorías de tarifas hoteleras completadas en 40 días.
• Manuales de viaje completos en inglés y en el idioma local donde fuera necesario.
• Un proceso de reserva integral para vuelos, hoteles, coches, visados y viajes de ocio.