Utmaningen
Ett australiensiskt FMCG-företag behövde en genomgripande förändring av sitt reseprogam. Programmet, som hade försummats sedan pandemin, stod inför flera utmaningar i sin outsourcade resemodell.
- Brist på kontraktsoptimering eller aktuella förnyelser
- Minimal synlighet och tillsyn över reseprogrammet
- Befintlig leverantörs innehav av viktig programkunskap och immateriella rättigheter (IP)
- Press att hålla en snäv implementeringstidsram på åtta veckor
- Komplexa krav för övergång till en ny bokningsplattform i Australien och Nya Zeeland
Kunden behövde omedelbar expertintervention men saknade interna resurser och specialiserad kunskap för att genomföra en sådan omfattande transformation.
OTR-lösningen
FCM Consulting implementerade en Outsourced Travel Resource (OTR), tillsammans med ett dedikerat hotellanskaffningsteam för att transformera klientens reseprogram i Australien och Nya Zeeland. Genom att utnyttja FCM Consultings OTR-tjänst undvek klienten långdragna rekryterings- och utbildningsprocesser, vilket möjliggjorde att specialister omedelbart kunde mobiliseras för att leverera:
- En implementering på åtta veckor från uppdragstilldelning till driftsättning
- En sömlös plattformsövergång utan störningar i verksamheten
- Omedelbart operativt stöd, vilket frigjorde interna inköpsteam att fokusera på kärnprioriteringar
- Omedelbar tillgång till etablerade leverantörsrelationer och förhandlingsramverk
OTR-teamet tillförde djup branschexpertis som skulle ta år att utveckla internt, inklusive:
- Strategisk programdesign inom teknik, inköp och verksamhet
- Avancerad dataanalys med branschjämförelser och rapporteringsverktyg
- Anpassningar för flera marknader i två länder och sex affärsenheter
- Specialiserade inköpskompetenser genom vårt dedikerade hotellanskaffningsteam
- Hållbarhetslösningar med CO2-utvärdering och modellering av klimatkompensation anpassad till klientens strategi
Viktiga prestationer
OTR-modellen levererade exceptionellt värde utan omkostnaderna för en fullständig intern reseavdelning
- 92%+ onlineanvändning från månad ett, förbättrad efterlevnad och minskade handläggningskostnader
- AU$4,65m i totala årliga besparingar genom strategisk maximering
- AU$2,4m i flygbolagskrediter framgångsrikt inlösta med noll förluster vid utgång
- AU$460k i riskutsatta rabatter framgångsrikt återvunna
- Effektiv förändrings- och kommunikationshantering
- Löpande kostnadsundvikande genom kontinuerlig programhantering och förfining
-
Teknik och användarupplevelse
FCM Consulting konfigurerade, implementerade och övergick klienten till ett intuitivt, nytt onlinebokningsverktyg (OBT) för att leverera förbättrad funktionalitet, bättre kontroll och en mycket personlig användarupplevelse. Den sömlösa övergången till det nya OBT förbättrade bokningsefterlevnaden, förbättrade policyanpassningen och resulterade i mer än 92% onlineanvändning från lansering.
Dessutom hanterade FCM Consulting effektivt implementeringen av fyra nya verksamheter för klienten efter lanseringen.
-
Finansiell prestation
Ett taktiskt tillvägagångssätt. FCM Consulting levererade omfattande ekonomiska fördelar till kundens reseprogram, inklusive AU$4,65 miljoner i totala årliga besparingar och kostnadsundvikande.
Detta uppnåddes genom avancerade rapporteringsverktyg och branschjämförelseanalyser, vilket gjorde det möjligt för FCM Consulting att leverera nya strategiska avtal och förbättra befintliga överenskommelser. Kundens resultat förbättrades ytterligare av att FCM Consulting löste in AU$2,4 miljoner i COVID-flygkrediter, utan att några krediter gick förlorade på grund av utgångsdatum. Dessutom återvanns ytterligare $460 000 i kontraktsrabatter som riskerade att gå förlorade. -
Programhantering
För att säkerställa ett framgångsrikt genomförande av reseprogrammet implementerades en intern kommunikations- och förändringshanteringsstrategi i sex verksamheter i två länder. Intern resenärsfeedback prioriterades också genom att genomföra en årlig resenärsundersökning med 3 500 deltagare för att utvärdera det nya programmets framgång.
Ett strategiskt hotellprogram utformades och implementerades av FCM:s dedikerade hotellupphandlingsteam. Innan klientens flygprogram omarbetades genomfördes en grundlig analys av inrikesflyget för att stödja avtalsförhandlingarna. Slutligen stärktes flygprogrammet genom att ett helt nytt strategiskt avtal antogs och genom att förhandlade förbättringar levererades till två befintliga avtal.
Med hjälp av branschkunskap och insikter utarbetade FCM Consulting en CO2-utvärdering, inklusive modellering av lämpliga kompensationsalternativ för klienten i enlighet med deras hållbarhetsstrategi och befintliga program.
-
Operativ excellens
För att leverera en strömlinjeformad reseupplevelse implementerades ett HR-profilflöde (human resource) för att säkerställa att resenärernas data och preferenser alltid är uppdaterade. Utvecklingen av en klients 'Category Manual' för att registrera reseupphandlingsprocesser och viktig reseprogramsinformation, vilket säkerställer IP-retention. Resenärssupport och policyhantering omdirigerades internt med införandet av en centraliserad servicemodell, inklusive ett internt servicenivåavtal (SLA) och kommunikationsplan. En dedikerad resewebbplats utvecklades och underhölls för att stödja slutanvändarupplevelsen.
-
Expertis över en natt
Resultaten visar att detta företag genomgick en mätbar omvandling som sträckte sig bortom den ursprungliga uppdragsperioden, vilket bevisar det bestående värdet av expertisbaserad outsourcad resehantering.
Hur FCM Consulting OTR fungerar
FCM Consultings OTR-tjänst ger omedelbar tillgång till specialistkompetens inom resehantering, teknisk kontohantering, dataanalys och kundtjänstleverans. I kombination med vårt Hotellupphandlingsteams strategiska inköpskapacitet får kunderna fördelarna av en fullständig reseavdelning utan overheadkostnader. Med tidsbesparingar, expertkunskap och mätbara kostnadsminskningar från dag ett.