Compras en viajes corporativos: Mejores prácticas para viajes de negocios rentables

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La gestión de compras en viajes es mucho más que reservar los vuelos más baratos. Cuando se aborda de forma estratégica, puede mejorar significativamente las operaciones de la organización, ahorrar dinero, mantener a los empleados satisfechos y optimizar todo tu programa. Tanto si eres nuevo en la gestión de compras para viajes de negocio como si buscas perfeccionar tu enfoque, hemos recopilado los conocimientos esenciales que necesitas para asegurar las mejores condiciones a los mejores precios, junto con el apoyo y las herramientas necesarias.

Comprender la gestión de compras en viajes de negocio

La gestión de compras en viajes de negocio se refiere a las estrategias que controlan todas las actividades relacionadas con los viajes corporativos para garantizar eficiencia y rentabilidad. Normalmente, son especialistas en compras o un travel manager quienes se encargan, trabajando con una agencia de viajes corporativos (TMC) y otros socios para asegurar que el proceso sea fluido y esté alineado con los objetivos de la empresa.

Tipos de compras en viajes de negocio

 

Los travel managers suelen emplear diferentes tipos de compras para apoyar sus operaciones comerciales en general. Normalmente, las compras se pueden dividir en las siguientes 4 categorías principales. 

Compras indirectasCompras de serviciosCompras directasCompras de bienes

Adquisición de servicios que apoyan las operaciones de la empresa, pero que no contribuyen directamente a su producto principal. En el contexto de los viajes de negocio: vuelos, alojamiento, alquiler de coches y trayectos en tren. 

Contratación y gestión de proveedores de servicios, contratistas o vendedores que apoyan diversas funciones empresariales. Por ejemplo, contratar una agencia de viajes de negocio para gestionar las necesidades de viaje de tu organización. 

Adquisición de materias primas y productos necesarios para el producto final o servicio de una empresa. Normalmente no aplica en viajes de negocio.

Adquisición de artículos tangibles y suscripciones de software. Esto puede incluir la suscripción a una herramienta de reserva online, aunque las compras de bienes no suelen estar asociadas a los viajes de negocio. 

¿En qué se diferencia la gestión de compras de viajes corporativos de otros sectores de compras?

 

La gestión de compras de viajes corporativos es única, ya que requiere un enfoque estratégico para gestionar eficazmente sus distintos componentes. El primer paso consiste en definir o centralizar cómo se gestionan las reservas de viajes dentro de la empresa y decidir qué empresa o empresas de gestión de viajes (TMC, por sus siglas en inglés) se van a utilizar. Al elegir la TMC adecuada, es posible negociar mejores tarifas, ahorrar costes, mejorar la eficiencia operativa, reforzar el cumplimiento normativo y la gestión de riesgos, y ofrecer una mejor experiencia de viaje a los empleados.

Estos son algunos aspectos clave que diferencian la gestión de viajes de otros sectores de compras:

Selección de proveedores

La base de una gestión eficaz de los viajes de empresa reside en seleccionar las empresas de gestión de viajes (TMC), aerolíneas, hoteles, servicios de transporte terrestre y otros proveedores de servicios adecuados. Este proceso implica una investigación de mercado exhaustiva para evaluar a los proveedores en función de su capacidad para satisfacer las necesidades de la empresa, el presupuesto disponible y la calidad del servicio. Algunos factores clave a tener en cuenta son la reputación del proveedor, su fiabilidad, sus capacidades tecnológicas y su alcance global, especialmente en el caso de organizaciones con necesidades de viaje internacionales.

Negociación de contratos

La negociación de contratos con aerolíneas y hoteles implica aprovechar los datos sobre los patrones de viaje para obtener tarifas ventajosas, concentrar el gasto en proveedores preferentes para mejorar las condiciones y centrarse en servicios de valor añadido más allá del precio. Con tu TMC, establecer acuerdos de nivel de servicio (SLA) claros garantiza la calidad, mientras que negociar cierta flexibilidad permite adaptarse a las fluctuaciones del mercado. Revisar y renegociar los contratos con regularidad, así como mantener una buena relación con los proveedores, te asegura acceder siempre a las mejores condiciones.

Garantizar el cumplimiento

Cumplir con las políticas de viajes de la empresa y con los requisitos normativos es fundamental para controlar los costes, maximizar el poder de negociación con los proveedores y gestionar los riesgos. Asegurarse de que los empleados reserven a través de los canales aprobados y con los proveedores contratados contribuye al ahorro y a mantener los estándares de seguridad del viajero. Contar con una TMC y utilizar sus herramientas, que integran las directrices de la política de viajes y permiten el seguimiento en tiempo real, facilita el control del cumplimiento, reduce los riesgos y garantiza un programa de viajes eficiente.

Mantener relaciones

Establecer relaciones sólidas y duraderas con los proveedores es esencial para una gestión eficaz de los viajes corporativos. Estas relaciones fomentan la confianza, permiten resolver incidencias con agilidad, facilitan la obtención de mejores tarifas negociadas y garantizan un trato preferente en caso de imprevistos. Mantener un contacto regular y una comunicación abierta refuerza estos vínculos, permite identificar oportunidades de ahorro y mejora del servicio, y contribuye a que el proceso de compras sea más eficiente y resiliente.

Proceso de gestión de compras en los viajes de negocios

 

El proceso de compras para los viajes de empresa puede dividirse en seis etapas clave:

  1. Solicitud de propuesta (RFP) y análisis de necesidades: Identificar las necesidades específicas de viaje, como destinos, proveedores preferentes y limitaciones presupuestarias. Consulta nuestra guía para replantear la RFP aquí.
  2. Análisis de mercado: Comparar posibles proveedores de servicios de viaje en función del coste, la reputación, la calidad y amplitud del servicio, así como la tecnología que utilizan. Esta fase permite seleccionar la empresa de gestión de viajes más adecuada.
  3. Negociación y contratación: Una vez seleccionado el proveedor, se negocian las condiciones del contrato —precio, duración y condiciones del servicio— para obtener las mejores condiciones posibles.
  4. Integración: Integrar sin problemas al proveedor seleccionado en el flujo de trabajo de la empresa, asegurando que todos los procesos internos se alineen con la nueva gestión de viajes.
  5. Pago: Gestionar los pagos de forma eficiente mediante un sistema de procesamiento de facturas que controle pedidos, facturas y pagos, garantizando la transparencia y la trazabilidad.
  6. Revisión del rendimiento: Revisar periódicamente el rendimiento de los proveedores para evaluar la calidad del servicio prestado e identificar áreas de mejora.

Cómo desarrollar una estrategia eficaz de compras en los viajes de negocios

 

Desarrollar una estrategia eficaz de gestión de compras en los viajes de empresa depende en gran medida de contar con los socios adecuados y con la tecnología apropiada. Tanto la agencia de viajes que elijas como las herramientas especializadas que la acompañen influirán de forma significativa en la eficiencia y rentabilidad de tu programa de viajes. Explora las siguientes opciones para asegurarte de que tus soluciones actuales se adaptan a las necesidades de tu empresa.

Cómo elegir los servicios y herramientas adecuadas para los viajes de empresa

 

Las empresas de gestión de viajes son fundamentales para centralizar y automatizar la organización de los desplazamientos. A continuación, te indicamos qué aspectos tener en cuenta a la hora de seleccionar una agencia de gestión de viajes:

  • Un servicio y soporte de calidad y consistentes, que incluyan información de viaje precisa y relevante, alertas de seguridad y pautas de salud y seguridad.
  • Su experiencia, red de contactos y relaciones con proveedores, que les permitan obtener condiciones ventajosas y descuentos.
  • Herramientas de reserva que funcionen de forma fluida con el apoyo de consultores, además de tecnología complementaria que mejore el programa de viajes, como flujos de aprobación o funcionalidades de análisis.
  • Integración con sistemas ya existentes, como los de gestión de riesgos, control de gastos o recursos humanos.
  • Optimización de la política de viajes para evitar gastos imprevistos durante los desplazamientos profesionales.

Descubre las 20 preguntas clave que te ayudarán a encontrar el socio perfecto.

Retos en la gestión de compras de viajes

Cumplimiento y gestión de riesgos

Cumplir estrictamente con las políticas de la empresa y los acuerdos con los proveedores es fundamental para optimizar el ahorro y reforzar el poder de negociación en la gestión de compras de viajes corporativos. Contar con socios y herramientas que se alineen con los contratos y garanticen el cumplimiento de la política permite agilizar las reservas, aumentar la visibilidad y consolidar los gastos. Exigir a los proveedores el cumplimiento de los niveles de servicio y métricas de rendimiento, al tiempo que se monitoriza regularmente el grado de cumplimiento, refuerza las relaciones y facilita obtener condiciones más ventajosas en futuras negociaciones.

Adaptarse a un mercado de viajes en constante cambio

La fijación de precios en el sector de los viajes es compleja y está influida por unas condiciones de mercado muy variables. Para gestionar eficazmente estos cambios, los responsables de compras deben apoyarse en la tecnología y en el análisis de datos para monitorizar el gasto, evaluar el éxito del programa y tomar decisiones fundamentadas. Contar con información en tiempo real y una comunicación ágil con las partes implicadas es clave para mantener la capacidad de adaptación y respuesta.

Encontrar el equilibrio entre costes y bienestar del viajero

Aunque la gestión de costes es fundamental, centrarse únicamente en el ahorro puede afectar a la satisfacción de los empleados y a los resultados del negocio. Una estrategia de compras de viajes integral debe tener en cuenta la productividad del viajero, su salud, bienestar y la sostenibilidad. Los viajeros satisfechos son más productivos, están más comprometidos y son más propensos a desplazarse, lo que contribuye al éxito global del programa de viajes.

El futuro de la gestión de compras en viajes de empresa

A medida que los avances tecnológicos continúan evolucionando, su impacto en la gestión de compras de viajes es innegable. La integración de la inteligencia artificial y el aprendizaje automático en las herramientas de gestión de viajes está preparada para revolucionar la forma en que las empresas gestionan las reservas, optimizan los costes y garantizan el cumplimiento. Estas tecnologías ya pueden ofrecer análisis predictivos, recomendaciones personalizadas y medidas avanzadas de seguridad de datos, haciendo que la gestión de compras sea más eficiente y adaptable a las necesidades cambiantes.

Además, la sostenibilidad y la responsabilidad corporativa están tomando un papel central en las estrategias de compras de viajes corporativos. Las empresas priorizan cada vez más prácticas respetuosas con el medio ambiente, como la selección de proveedores con fuertes credenciales ambientales y la implementación de programas de compensación de carbono. Este cambio no solo está alineado con los valores corporativos, sino que también responde a la creciente demanda de prácticas empresariales más sostenibles.

FCM como parte de tu equipo

En FCM, somos más que un proveedor de servicios. Nuestra experiencia se basa en un profundo y funcional conocimiento del sector de los viajes y en nuestra capacidad para proponer cambios adaptados a los objetivos únicos de tu programa. Di hola a una mejor gestión del cumplimiento, un mejor rendimiento contractual y mejores experiencias de viaje.

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