ÉTUDE DE CAS
Notifications de voyage automatisées pour les réservations de voyage multicanaux
Contexte
JTI avait mis en place des notifications personnalisées dans Concur Travel, mais elles étaient trop longues et confuses pour les responsables hiérarchiques et les voyageurs. L'équipe ne souhaitait pas alourdir ses processus de voyage avec un système d'approbation rigide. Nichola Rimmer, Responsable de Catégorie Mondiale Voyages & Événements, et son équipe avaient besoin d'un moyen d'envoyer une simple notification de réservation de voyage par e-mail.
Évolution et personnalisation
Au fur et à mesure de l'évolution des fonctionnalités de la plateforme FCM, Nichola a vu l'opportunité de communiquer une notification non seulement par e-mail, mais aussi via la plateforme.
En utilisant l'option de flux Conseiller dans la plateforme FCM, le processus est simple :
1. Le voyageur réserve son voyage, après en avoir déjà discuté avec son responsable hiérarchique.
2. Le responsable hiérarchique et le voyageur reçoivent tous deux une notification et un e-mail lors de la réservation d'un voyage. Ceux-ci contiennent des informations telles que
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Un emoji pouce vers le haut ou vers le bas selon que la réservation est conforme à la politique ou non.
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La compagnie aérienne réservée.
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Les informations sur l'itinéraire et le coût total du voyage.
3. Le responsable et le voyageur peuvent tous deux accéder à la plateforme FCM pour consulter l'itinéraire.
« Nous avons Concur Travel actif dans les pays comptant un grand nombre de voyageurs, mais nous avions un manque de communication avec tout ce qui est purement hors ligne ou avec d'autres outils de réservation. La plateforme FCM nous a permis d'atteindre tout le monde avec le même processus simple », a déclaré Nichola.
Apporter de la valeur
« C'est une grande victoire pour l'instant de pouvoir envoyer ces notifications aux voyageurs dans des pays où nous n'avions auparavant rien », a déclaré Nichola.
Les responsables hiérarchiques sont désormais plus autonomes car ils sont au courant de ce qui se passe, peuvent faciliter tout soutien d'un point de vue sécuritaire, et savent facilement ce qu'il faut remettre en question si quelque chose n'est pas correct.
Au départ, il y avait des notifications pour les vols et les hôtels, mais l'équipe a décidé de supprimer les hôtels après avoir constaté que la plupart des notifications recevaient des pouces levés. Cela a permis de se concentrer sur les voyages aériens, où il y a plus d'opportunités de réaliser des économies.
Un changement de comportement
Nichola et son équipe n'ont reçu aucune plainte concernant le nombre d'e-mails reçus, mais commencent à observer des changements.
« Je pense que cela est motivé par une prise de conscience accrue. Les voyageurs voient que leur responsable hiérarchique est mis en copie de ces messages et ils savent que c'est quelque chose auquel il faut prêter attention. Ces notifications rassurent également notre direction générale sur le fait qu'il existe une certaine responsabilisation et que les personnes réfléchissent différemment avant de voyager », a déclaré Nichola.
Avec le temps, les notifications pourraient amener les managers à reconsidérer entièrement certains déplacements.