ÉTUDE DE CAS
Notifications de voyage automatisées pour les réservations de voyage multicanaux
Contexte
JTI avait mis en place des notifications personnalisées dans Concur Travel, mais elles étaient trop longues et confuses pour les responsables hiérarchiques et les voyageurs. L'équipe ne souhaitait pas alourdir ses processus de voyage avec un système d'approbation strict. Nichola Rimmer, Responsable Mondiale de la Catégorie Voyages & Événements, et son équipe avaient besoin d'un moyen d'envoyer une simple notification de réservation de voyage par e-mail.
Évolution et personnalisation
Au fur et à mesure que les fonctionnalités de la plateforme FCM évoluaient, Nichola a vu l'opportunité de communiquer une notification non seulement par e-mail, mais aussi sur la plateforme.
En utilisant l'option de flux Advise dans la plateforme FCM, le flux est simple :
1. Le voyageur réserve un voyage, après en avoir déjà parlé à son responsable hiérarchique.
2. Le responsable hiérarchique et le voyageur reçoivent tous deux une notification et un e-mail lorsqu'un voyage est réservé. Ceux-ci contiennent des informations telles que
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Un emoji pouce levé ou baissé selon que la réservation est conforme à la politique ou non.
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La compagnie aérienne réservée.
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Les informations sur l'itinéraire et le coût total du voyage.
3. Le responsable et le voyageur peuvent tous deux cliquer pour accéder à la plateforme FCM afin de consulter l'itinéraire.
« Nous avons Concur Travel actif dans les pays où le nombre de voyageurs est élevé, mais nous avions un manque de communication avec tout ce qui est purement hors ligne ou avec d'autres outils de réservation. La plateforme FCM nous a permis d'atteindre tout le monde avec le même processus simple », a déclaré Nichola.
Apporter de la valeur
« C'est une grande victoire pour l'instant de pouvoir envoyer ces notifications aux voyageurs dans des pays où nous n'avions rien auparavant », a déclaré Nichola.
Les responsables hiérarchiques sont davantage responsabilisés maintenant qu'ils sont au courant de ce qui se passe, peuvent faciliter tout soutien d'un point de vue sécuritaire, et savent facilement ce qu'il faut remettre en question si quelque chose n'est pas correct.
Au départ, il y avait des notifications pour les vols et les hôtels, mais l'équipe a décidé de supprimer les hôtels après avoir constaté que la plupart des notifications recevaient des pouces en l'air. Cela a permis de concentrer l'attention sur les voyages en avion, où il y a plus d'opportunités de faire des économies.
Un changement de comportement
Nichola et son équipe n'ont reçu aucune plainte concernant le nombre d'e-mails reçus, mais commencent à observer des changements.
« Je pense que cela est dû à une sensibilisation accrue. Les voyageurs voient que leur responsable hiérarchique est mis en copie de ces messages et savent que c'est quelque chose auquel il faut prêter attention. Ces notifications rassurent également notre direction générale quant à l'existence d'une certaine responsabilisation et au fait que les gens réfléchissent différemment avant de voyager », a déclaré Nichola.
Avec le temps, les notifications pourraient amener les responsables à reconsidérer entièrement certains déplacements.