Points clés

  • Découvrez ce que signifie être un « influenceur » au sein de votre entreprise
  • Les sept étapes pour mieux communiquer sur votre programme voyage
  • La place de l'IA dans cette équation

Contents

Que signifie influencer un programme voyage, et pas seulement le gérer ?

Mike a ouvert la session avec un sondage : sur une échelle de un à dix, dans quelle mesure communiquez-vous efficacement la valeur de votre programme voyage ? Les réponses étaient très variées : quelques sept, plusieurs cinq, et deux ou trois réponses d'une honnêteté brutale. Rien de surprenant ! Les travel managers sont généralement confiants dans leur gestion opérationnelle mais ils le sont moins dans la perception de leur travail.

Holly a résumé le concept simplement : « Un influenceur est quelqu'un qui incarne un message et le rend ludique et engageant. » Elle a cité le style court et percutant du contenu sur les réseaux sociaux comme une source d'inspiration pour les travel managers, même pour du contenu procédural comme les mises à jour de politique voyage.

Mike a fait le lien avec le rôle du gestionnaire de voyages. « Vous êtes responsable de tellement de choses, mais vous n'avez pas l'autorité pour tout faire aboutir », a-t-il expliqué, précisant que la plupart des travel managers agissent comme des consultants internes. Vous ne pouvez pas imposer un comportement à travers les différents services, mais vous pouvez l'influencer avec le bon message, délivré au bon moment, aux bonnes personnes.

Pourquoi un programme voyage a-t-il besoin d'une stratégie de communication ?

Mike l'a résumé parfaitement : « La communication est essentielle. Elle peut transformer votre programme d'un centre de coûts invisible en un véritable moteur stratégique visible pour l'entreprise. » Sans stratégie, c'est quelqu'un d'autre qui raconte l'histoire de votre programme voyage, généralement à travers des plaintes sur les politiques plutôt que par la reconnaissance de sa valeur ou des efforts du travel manager.

L'impact va bien au-delà de la satisfaction des voyageurs. Mike et Holly ont expliqué que des indicateurs comme les dépenses voyage en pourcentage du chiffre d'affaires peuvent aider à raconter l'histoire de votre programme d'une manière que les directeurs financiers comprennent. Des économies sur les tarifs chambre ne parleront peut-être pas à un CFO, mais relier ce tarif à une amélioration des marges, oui.

 

Que peuvent apprendre les gestionnaires de voyages des grands communicants ? 

Holly a mis en avant deux personnes qu'elle admire pour leurs compétences en communication : Jeff Miller, PDG de Halliburton, et Karen Hutchings, experte du secteur du voyage.

Elle a salué la capacité de Jeff à se connecter avec n'importe quel public grâce à son approche directe. « Sa communication est toujours claire, cohérente et respectueuse », a-t-elle déclaré.

Karen, de son côté, a encouragé Holly à oser expérimenter. « Il faut que quelqu'un soit prêt à essayer de nouvelles choses », se souvient Holly. « Vous n'avez pas besoin de déployer une idée à l'échelle de toute l'entreprise, mais vous devez la tester quelque part, sinon rien ne changera jamais. »

Ces deux exemples illustrent la même leçon : une communication claire, assurée et cohérente instaure la confiance plus rapidement que des présentations tape-à-l'œil ou un contenu trop sophistiqué. Pour construire une stratégie de communication, les gestionnaires de voyages devraient d'abord réfléchir à leurs communicants préférés et aux raisons de cette admiration, puis s'inspirer de ces qualités pour élaborer leur propre stratégie.

Sept étapes pour une meilleure communication

Mike et Holly ont partagé sept étapes que les travel managers peuvent suivre pour renforcer leur stratégie de communication :

1- Commencez par le pourquoi : expliquez toujours la raison derrière votre message avant tout.

2- Misez sur des styles de contenu et des canaux cohérents : la familiarité aide votre public à reconnaître et à faire confiance à votre message.

3- Concentrez-vous sur les parties prenantes : adaptez votre contenu à ce qui les intéresse, pas seulement à ce que vous voulez dire.

4- Simplifiez vos politiques : transformez les longs documents en guides courts et visuels.

5- Utilisez les données intelligemment : les chiffres doivent raconter une histoire pertinente, pas simplement figurer sur une page.

6- Allez à la rencontre des gens là où ils sont : personnalisez la manière de transmettre vos messages selon les publics, qu'il s'agisse des dirigeants ou des voyageurs.

7- Engagez votre audience : ne vous contentez pas d'envoyer des annonces à sens unique - posez des questions, utilisez des sondages, et rendez l'échange interactif.

Mike a également partagé une structure simple pour élaborer des messages : commencez par les données (la science), expliquez ce qu'elles signifient (l'histoire), puis concluez par une demande claire (le message à faire passer). Par exemple, un coût pris isolément n'est qu'une donnée. Le comparer aux tendances du marché en fait une histoire, et cette histoire devient alors un message convaincant.

L'IA peut-elle aider à mieux communiquer ?

Mike et Holly utilisent tous deux des outils d'IA au quotidien, non pas pour remplacer leur jugement, mais pour accélérer la création de contenu. Holly a expliqué comment elle utilise un assistant IA pour organiser son agenda, ses notes et ses messages, qualifiant le processus de « bluffant ».

Pendant la session, ils ont démontré comment une seule requête IA pouvait générer du contenu pour plusieurs formats : un e-mail, une fenêtre contextuelle pour un outil de réservation en ligne, une page intranet, et un PDF d'une page. Mike a toutefois précisé que les outils d'IA ne sont pas parfaits. « Il ne faut jamais simplement copier-coller », a-t-il déclaré. Il faut toujours relire et peaufiner les ébauches avant de les diffuser - vous connaissez mieux que quiconque votre style et l'identité de votre programme !

Ils ont également partagé une boîte à outils de formats de communication adaptés à différents besoins : des réunions plénières pour les grands déploiements, du storytelling pour les problématiques courantes, des vidéos explicatives pour les changements, des permanences ouvertes pour favoriser le dialogue, et du contenu récurrent et ludique pour maintenir l'engagement.

Élaborez une stratégie qui rend votre programme voyage unique

Un programme voyage bien géré mérite d'être reconnu. Les étapes partagées lors de cette session éducative offrent aux travel manager un point de départ concret : commencer par le pourquoi, adapter son message à son audience, et utiliser les données pour raconter une histoire, pas seulement pour rapporter des chiffres.

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