ÉTUDE DE CAS
Communiquer les informations de voyage aux parties prenantes de JTI
Points clés
Communiquer sur les voyages
JTI a traversé quelques années de transformation dans le domaine des voyages, ayant adopté une approche axée sur les valeurs en matière de déplacements professionnels, et ayant consolidé plusieurs agences en ne retenant que FCM comme agence principale dans 73 de leurs 79 pays.
L'équipe a collaboré avec FCM Consulting pour développer une méthode de communication permettant de partager des informations et des mises à jour, et de mettre en lumière l'aspect stratégique des achats de voyages. Lors de la phase d'initiation du processus, FCM Consulting a découvert qu'après une telle vague de changements, JTI cherchait à communiquer des informations essentielles sur les voyages aux parties prenantes et aux voyageurs, de manière simple et unifiée.
« Nous voulons que nos collaborateurs comprennent comment les changements dans l'industrie du voyage impactent notre programme de déplacements, pourquoi nous leur demandons de faire certaines choses et pourquoi voyager va au-delà de la simple réservation d'un vol. C'est bien plus que cette seule personne souhaitant aller d'un point A à un point B », a expliqué Nichola Rimmer, Responsable Mondiale des Achats Voyages & Événements chez JTI.
Nichola a ajouté : « Nous voulions que le déclic se fasse dans l'esprit des voyageurs, pour qu'ils se disent : "D'accord, vous ne faites pas ça pour m'embêter, vous le faites pour assurer ma sécurité ou en raison des conditions du marché." Nos collègues doivent être plus conscients qu'il existe une série de facteurs susceptibles d'affecter leur voyage, mais qui échappent à notre contrôle ou à celui de FCM. »
Une approche collaborative
Après avoir réalisé une analyse de la situation pour évaluer les ressources disponibles et identifier les lacunes, Juan Antonio Iglesias, Responsable de FCM Consulting EMEA, a élaboré une stratégie pour naviguer dans ce changement et atteindre les objectifs de JTI.
Il a recommandé une newsletter trimestrielle riche en informations pertinentes provenant de diverses régions et départements au sein de FCM et de JTI. Après avoir exploré d'autres formats, Juan était convaincu de l'efficacité de l'outil disponible et des avantages qu'il pourrait apporter à ce projet.
Le timing est primordial
Bien que le plan initial était de publier une newsletter trimestriellement, l'équipe s'est adaptée pour s'aligner sur les initiatives plus larges de l'entreprise et éviter de submerger les employés. En 2023, il y aura deux newsletters sur les voyages, alignées sur les cycles budgétaires.
En plus d'être envoyée directement par e-mail aux parties prenantes et aux directeurs, la newsletter est publiée par le réseau Global Indirect Procurement (GIP) sur les groupes Workplace de JTI, afin qu'elle soit facilement accessible à tous.
Le résultat ?
- Les parties prenantes sont mieux informées que jamais. La sensibilisation à l'équipe voyage et à ses processus a augmenté, et les voyageurs comprennent mieux ce qu'est un TMC. « C'est formidable de rassembler ces informations pour expliquer aux voyageurs que c'est la réalité et pourquoi les voyages fonctionnent ainsi », a déclaré Nichola.
- Un changement de mentalité parmi les voyageurs de JTI. « Lorsqu'ils s'apprêtent à réserver un voyage, nos voyageurs se souviennent des informations qu'ils ont lues dans la newsletter et réfléchissent davantage à leurs décisions et à leurs actions », a déclaré Nichola.
- Bien que la production du contenu prenne du temps, elle réduit généralement le nombre de « sollicitations » de la part des voyageurs. « Nous n'avons pas à tout expliquer à chaque fois », a déclaré Nichola.
- Le profil de l'équipe GIP T&E a été rehaussé, passant d'un mode opérationnel à une approche plus stratégique.
Lire l'histoire complète
En ce qui concerne la mise en œuvre de la newsletter et le choix du contenu, Nichola décrit la sélection et la diffusion comme « massivement collaboratives ». Découvrez plus de détails sur ce que cela impliquait et le type de contenu créé.