cómo ahorrar en viajes corporativos

No cabe duda de que ahorrar en viajes de empresa es clave para que estos desplazamientos tengan un retorno positivo para la compañía. Tanto los viajes comerciales como los que están enfocados en acompañamiento al cliente.

Sea como sea, cuando una empresa controla sus viajes, reduce gastos, evita ineficiencias y fomenta el crecimiento.

¿Quieres saber cómo hacerlo? A continuación, compartimos 9 puntos clave que pueden ayudarte a ahorrar entre un 10% y un 20% del presupuesto anual. Descubre cómo ahorrar en viajes corporativos.

9 claves para ahorrar en viajes de empresa

Antes de nada, es importante destacar que ahorrar en viajes de empresa no depende únicamente de una acción. Es algo que requiere varias medidas como veremos ahora. Así, por ejemplo, influyen una política de viajes bien definida, tener procesos ágiles, o usar las herramientas adecuadas. 

A continuación, analizamos las claves más relevantes:

1) Respetar las políticas de viaje de la empresa

Lo primero de todo para ahorrar en viajes de empresa es tener una política clara, actualizada y alineada con los objetivos de la organización. Con esto, el trabajador que viaje sabe qué opciones son válidas, qué márgenes tiene y cuándo necesita justificar un gasto. Así se reducen reserva: 

  • Fuera de norma.
  • Gastos innecesarios.
  • Desviaciones presupuestarias.

Igualmente, una política de viajes facilita la transparencia y el control interno, algo especialmente relevante para los departamentos financieros y de compras. 

2) Tener automatizada la autorización y aprobación de viajes

Si quieres saber cómo ahorrar en viajes corporativos, debes dejar a un lado los procesos manuales. Esto da lugar a correos extraviados, decisiones que tardan más y reservas de última hora.

Cuando se opta por la automatización, las solicitudes llegan a una única plataforma y el responsable se informa rápido de todo: motivo del viaje, coste e incluso si respeta la política o no.

Al final, esto reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas. Y permite reservar con antelación para acceder a mejores tarifas.

3) Digitalizar a atribución de gastos de viaje

Por otro lado, cuando termina el viaje llega el momento de imputar gastos. Si se hace todo manual, es probable que haya errores o duplicidades. Por no hablar del tiempo que hay que dedicar.

Si se digitaliza, es posible asignar cada coste al proyecto, cliente o unidad correspondiente desde el primer momento. Así, se eliminan procesos y se mejora la información financiera.

Además, la digitalización de la gestión de gastos de viaje reduce el coste administrativo asociado a facturas y justificantes.

4) Reducir gastos de proveedores

Otra medida para ahorrar en viajes de empresa es revisar el número de proveedores implicados en el proceso. Hablamos de herramientas tecnológicas,  agencias de viajes, aerolíneas…

Lo ideal es centralizar todos los servicios en una única solución especializada. Así se puede reducir gastos y simplificar la operativa.

Además, al concentrar el volumen de viajes, la empresa puede acceder a mejores condiciones comerciales y a una mayor transparencia en los costes.

5) Usar un software de gestión de viajes corporativos

La mejor forma de ahorrar en viajes de empresa es usar un software que lo controle todo. Esto permite centralizar reservas, autorizaciones, gastos y reporting.

Es una opción cómoda, pero que también añade capacidad de control. Y es que los responsables pueden analizar el gasto en tiempo real, detectar desviaciones y tomar decisiones pronto.

Sin duda, se trata de una solución profesional de gestión de viajes para empresas muy potente porque aporta una visión global de los mismos.

6) Llevar la documentación de viaje en la agenda online 

Si seguimos hablando sobre cómo ahorrar en viajes corporativos, debemos referirnos a la documentación: billetes, reservas, facturas y todo lo relacionado.

Llevarlo en papel puede hacer que se pierda. Pero tenerla en una agenda online u otra herramienta digital, favorece el control y la trazabilidad del gasto. Además, facilita el cumplimiento de auditorías internas y externas.

Trabajar de este modo tiene un impacto directo en la eficiencia operativa y en el control presupuestario.

7) Disponer de un sistema para preparar presupuestos de forma ágil

Además de lo anterior, para ahorrar en viajes de empresa es clave tener los históricos a mano. Es decir, saber lo que se gastó en viajes similares anteriores, permite hacer presupuestos más precisos. 

Por ello, lo más recomendable es contar con un sistema que centralice dicha información y permita trabajar con ella. Además, facilita el análisis por destinos, tipos de viaje o departamentos, mejorando la planificación financiera.

8) Integrar la gestión de viajes con los ERP de la empresa

Un punto que no podemos olvidar es la integración de los viajes con el resto de herramientas de la empresa. Esto hace que los datos puedan estar accesibles para evitar duplicidades, errores manuales y desfases de información.

Con ello, los responsables financieros disponen de una visión completa y actualizada del gasto en viajes. Y pueden tomar mejores decisiones.

9) Digitalizar gastos

Para acabar, saber cómo ahorrar en viajes corporativos también pasa por digitalizar los gastos. Esto implica registrar los gastos en tiempo real, validarlos automáticamente y centralizarlos en un único sistema.

Esto es clave para la empresa, así reduce errores y acelera los procesos internos. Todo traducido en un ahorro considerable.

El resultado es una gestión más ágil, precisa y transparente, tanto para el viajero como para la empresa. 

Descubre cómo ahorrar en viajes corporativos con FCM

Como hemos visto, ahorrar en viajes de empresa significa apostar por la tecnología. Esta es clave para dejar a un lado lo manual, integrar procesos, agilizar toma de decisiones y reducir errores.

En este sentido, te invitamos a conocer FCM Platform, una herramienta para unificar en un único entorno todos los procesos relacionados con los viajes corporativos. 

Al final, estas soluciones sirven para mejorar la gestión de los viajes. Y eso permite a las empresas anticiparse a desviaciones presupuestarias, detectar fugas de gasto y reforzar el cumplimiento de las políticas internas.

Por todo ello, te animamos a implementar tecnología y a transformar el programa de viajes de tu organización de forma efectiva. 

 

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