Si alguna vez te has hecho esta pregunta, debes saber que lo más importante a la hora de contabilizar gastos de viaje es que estos cumplan tres requisitos clave. En este sentido, el primero es que el gasto debe estar vinculado a la actividad económica, el segundo es que debe estar justificado con un documento válido, y el tercero que debe imputarse en la cuenta contable correcta.
Si falla una sola de estas tres piezas, el gasto deja de ser deducible o se convierte en un riesgo fiscal. Con el fin de evitar esto último, en este artículo explicaremos cómo contabilizar gastos de viaje de forma clara y precisa.
Cuenta contable 627
La cuenta contable 627 es la cuenta de publicidad, propaganda y relaciones públicas. Y es la que se debe usar para contabilizar gastos de viaje del personal cuando el desplazamiento tiene una finalidad comercial o de representación.
Aquí no se trata de dar directamente un servicio o ejecutar un trabajo, sino que hablamos hablamos de viajes destinados a objetivos como:
- Promocionar la empresa.
- Mejorar su imagen.
- Cerrar acuerdos comerciales.
- Asistir a ferias.
- Reunirse con clientes.
- Reforzar relaciones estratégicas.
En relación a ello, cuando una comida, un hotel o un desplazamiento se vincula directamente a la actividad comercial, ese gasto se considera gasto de representación. Y se registra en esta cuenta.
Cuenta contable 629
Por otro lado, la cuenta contable 629 se usa para contabilizar dietas y gastos de viaje referentes a los desplazamientos productivos. Es decir, los viajes que se realizan para ejecutar el trabajo, no para vender. En esta cuenta se incluyen:
- Los billetes de avión, tren o autobús.
- El alquiler de vehículos.
- Los taxis, los parkings y los peajes.
- Las dietas de trabajo cuando no hay finalidad comercial
- El kilometraje.
Así, si un técnico se desplaza para hacer una instalación, si un operario va a montar un equipo, si un consultor viaja para ejecutar un proyecto, todos esos gastos van a esta cuenta.
Cuenta contable 640
Por último, la cuenta contable 640 sirve para contabilizar gastos de viaje cuando las dietas no se devuelven mediante reembolso. Es decir, en casos en los que se incluyen directamente en la nómina como complemento salarial.
Aquí, aunque el concepto siga siendo “dieta”, desde el punto de vista contable se considera una retribución al trabajador. Y debe tratarse como tal.
Cabe señalar que, si las cantidades están dentro de los límites exentos, no tributan. Si los superan, pasan a formar parte de la base del IRPF y de la cotización a la Seguridad Social.
Desde el punto de vista económico, una empresa con un volumen medio de desplazamientos puede acumular decenas o cientos de miles de euros al año en gastos de viaje. Así:
- Si esos importes están bien gestionados, se convierten en ahorro fiscal real.
- Si están mal gestionados, se convierten en pérdidas silenciosas.
¿Quieres que te ayudemos a contabilizar tus gastos de viaje?
Como hemos visto, saber cómo contabilizar gastos de viaje es fundamental. Tanto para cumplir con las exigencias de Hacienda como para proteger la rentabilidad, la tesorería y la estabilidad interna de la empresa.
Y es que un gasto de viaje bien gestionado es un gasto que reduce impuestos, mejora el control financiero y evita conflictos internos. Un gasto mal gestionado es una fuente constante de pérdidas ocultas, sanciones, errores contables y tensiones con el equipo.
Por ello, cualquier empresa que tenga desplazamientos frecuentes debe invertir en una buena gestión de gastos de viaje para empresas, con procesos claros, criterios fiscales bien definidos y herramientas que automaticen la captura de datos.