documentación necesaria para viajar

Si en tu empresa es habitual hacer viajes por motivos laborales o de negocios, debes saber cuál es la documentación necesaria para viajar. Es más, es importante tener en cuenta que ésta varía en función del país de destino, aunque hay ciertos documentos que siempre nos los exigen.

Y es que, como veremos en esta guía, existen algunas diferencias entre la documentación para viajar dentro de España y la documentación para viajar al extranjero. Pero, en cualquier caso, entre los generales encontramos: 

  • Documentos de identidad nacional, pasaporte y visados.
  • Tarjetas de vacunación o salud internacional.
  • Licencia de conducir y otros permisos internacionales.
  • Seguro de viaje y documentación de la empresa para justificar el viaje.

A continuación, aclaramos todo lo necesario sobre cómo organizar un viaje de negocios en lo que a documentación se refiere.

Documentación básica general para viajar

Como decíamos, aunque en función del país de destino puede variar, existe cierta documentación para viajar que podemos considerar básica. Es decir, estos documentos son los que se deberían preparar sí o sí ante un viaje de negocios. Después, conviene ver qué exige cada lugar y añadir lo que sea necesario.

En este sentido, hablamos de documentación que identifica a la persona, justifica el motivo del desplazamiento y garantiza la cobertura ante cualquier imprevisto. Tenerla preparada evita problemas en aeropuertos y controles administrativos.

Dicho esto, la documentación básica general para viajar por negocios incluye:

Pasaporte

Entre la documentación necesaria para viajar, destacamos en primer lugar el pasaporte. Se trata de un documento oficial que acredita la identidad y nacionalidad de una persona fuera de su país de origen. 

En los viajes de negocios es imprescindible cuando el destino se encuentra fuera de España o fuera de la Unión Europea. Y, en muchos casos, se exige que tenga una validez mínima de seis meses desde la fecha de regreso.

Su función principal es permitir la entrada y salida del país, así como el paso por controles fronterizos. Sin un pasaporte en vigor, no es posible subirse a vuelos internacionales ni acceder legalmente a muchos países. 

Visados

Igualmente, si hablamos de documentación para viajar, debemos incluir el visado. Este es una autorización emitida por el país de destino que permite la entrada, estancia o tránsito por su territorio durante un periodo determinado. En los viajes de negocios, algunos países exigen visados específicos de tipo empresarial, incluso aunque la estancia sea corta.

Este documento acredita el motivo del viaje y garantiza que la actividad que se va a realizar es legal según la normativa local. No disponer del visado adecuado puede suponer la denegación de entrada al país o problemas en la frontera.

Documentos de Identidad Nacional

Además de lo anterior, especialmente entre la documentación necesaria para viajar en avión, es imprescindible aportar el Documento Nacional de Identidad (DNI). Se trata del principal medio de identificación en viajes dentro de España y, en muchos casos, también dentro de la Unión Europea. 

Su función es identificar al viajero y permitir el acceso a vuelos, alojamientos o reuniones profesionales. Llevar el DNI en vigor es imprescindible, ya que si está caducado es probable que no puedas embarcar o que tengas problemas administrativos.

Tarjetas de Vacunación o Salud Internacional

Si seguimos hablando de documentación de viaje, es momento de referirnos a las tarjetas de vacunación o certificados de salud internacional. En un viaje de negocios, este tipo de documentación es clave para garantizar la seguridad sanitaria del viajero y evitar contratiempos en aeropuertos o fronteras. 

Básicamente, acreditan que el viajero cumple con los requisitos sanitarios exigidos por algunos países. Y es que, en determinados destinos (especialmente fuera de Europa), pueden ser obligatorias para autorizar la entrada o evitar cuarentenas.

Licencia de Conducir y Permisos Internacionales

A la pregunta, qué documentación necesito para viajar, debemos incluir la licencia de conducir. Esta es necesaria cuando el viaje de negocios implica el uso de un vehículo, ya sea de alquiler o de empresa. 

En España y en muchos países de la UE basta con el carné de tu país, pero fuera de este ámbito puede ser obligatorio contar con un permiso internacional de conducción.

Estos documentos permiten conducir legalmente en el país de destino y son esenciales para desplazamientos profesionales que exigen movilidad constante, visitas a clientes o asistir a eventos en distintas ubicaciones.

Seguro de Viaje

Tanto si hablamos de documentación para viajar al extranjero como documentación para viajar dentro de España, lo ideal es llevar también un seguro de viaje. Así tendrás cobertura ante imprevistos como asistencia médica, cancelaciones, retrasos, pérdida de equipaje o accidentes. No siempre es obligatorio.

Entre sus ventajas, este documento garantiza que el viajero cuenta con protección económica y sanitaria, evitando costes elevados para la empresa o el trabajador en caso de incidencia durante el desplazamiento.

Documentación relacionada con la empresa

Por último, la documentación de la empresa es clave para justificar el carácter profesional del viaje y evitar malentendidos en controles fronterizos o administrativos. Entre los documentos más habituales se encuentran:

  • Carta o justificante del viaje profesional, donde la empresa explica el motivo, la duración y el destino del desplazamiento.
  • Invitación a reuniones, ferias o eventos. que puede presentarse en formato digital, como un correo electrónico o inscripción oficial.

Esta documentación sirve para acreditar que el viaje tiene fines laborales y facilita la obtención de visados en algunos países.

Documentación para viajar dentro de España

Lo anterior, es documentación general o básica que debes tener si haces viajes de negocios, pero ¿y si viajas dentro de España? En este caso, tan solo necesitas:

  • DNI en vigor. Te lo pueden pedir para viajar en avión, tren o autobús, alojarte en hoteles y acceder a instalaciones profesionales.
  • Carnet de conducir expedido en España. Es clave si vas a usar coche de alquiler o coche de empresa durante el viaje.

Como ves, la documentación para viajar dentro de España es mínima y se centra, sobre todo, en la identificación personal del viajero.

Documentación para viajar al extranjero

Y, para viajar al exterior, ¿qué documentación necesito? Aquí vamos a distinguir entre viajes dentro de la Unión Europea y viajes fuera de la Unión Europea. 

En este sentido, los requisitos cambian de forma notable en función del país de destino. Especialmente en lo relativo a identificación personal, controles fronterizos y autorizaciones de entrada.

Viajes dentro de la Unión Europea

Cuando hablamos de documentación para viajar al extranjero, pero el viaje tiene como destino un país dentro de la Unión Europea, es necesario llevar:

  • Documento de identidad o pasaporte válido no necesariamente en vigor.
  • Carnet de conducir.
  • Tarjeta Sanitaria Europea.
  • Seguro de viaje.
  • Permiso de residencia español o de uno de los Estados Schengen en vigor.

Este último solo es necesario si se trata de una persona que no es ciudadana de la UE, pero resida legalmente en España o en otro país Schengen. Este documento sirve para acreditar la situación legal de residencia y permite desplazarse por el espacio Schengen durante estancias cortas, siempre acompañado de un pasaporte válido.

Viajes fuera de la Unión Europea

En el caso de documentación para viajar en avión u otro medio de transporte fuera de la Unión Europea, lo ideal es que cuentes con: 

  • Pasaporte o documento de viaje válido en vigor.
  • Permiso de residencia español o de uno de los Estados Schengen en vigor.
  • Carnet de conducir.
  • Visado en función de la nacionalidad.
  • Visado de negocios, si el país lo exige.
  • Seguro médico internacional.
  • Certificado de vacunación, si es obligatorio.
  • Carta de invitación de la empresa o entidad local.
  • Carta de la empresa española indicando el motivo y duración del viaje.
  • Prueba de medios económicos, en determinados países.

Como ves, aquí la lista es más larga y exigente. Y requiere una planificación mucho más precisa, ya que cada país establece sus propios requisitos de entrada y control para viajeros procedentes del extranjero.

En cualquier caso, esta documentación cumple una doble función: autorizar la entrada al país y justificar que el desplazamiento tiene un carácter estrictamente profesional. 

¿Cómo gestionar la documentación necesaria para viajar por negocios? 

Para terminar, debemos hacer hincapié en que la organización antes de viajar por negocios es clave para, así, no dejar atrás ninguno de estos documentos.  Aquí, contar con una herramienta como FCM platform es de gran ayuda.

Esta plataforma ayuda a centralizar, organizar y controlar toda la documentación y los procesos asociados a los viajes corporativos, evitando errores de última hora y mejorando la experiencia tanto del viajero como de la empresa.

Igualmente, FCM Travel permite centralizar toda la información del viaje en un único entorno, facilitando la gestión de reservas, aprobaciones, políticas internas y comunicación con los viajeros.

¿Te animas a probar? Trabajar apoyándote en esta tecnología es la mejor forma de garantizar viajes eficientes, seguros y alineados con las necesidades de la empresa.

 

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