organización de eventos corporativos

Si quieres saber cómo organizar un evento corporativo, lo primero a tener en cuenta es que no basta con elegir fecha, sitio e invitar a los asistentes.

Detrás de un evento de empresa hay estrategia, objetivos y decisiones a tomar que lo condicionan todo.
Por ello, si vas a trabajar en una labor de esta índole, lo más importante es tener una planificación clara desde el principio. Así podrás coordinar todas las piezas para obtener el resultado que se espera.

Dicho esto, los pasos a seguir son:

  • Definir los objetivos.
  • Establecer el presupuesto.
  • Identificar al público.
  • Elegir el formato y la fecha.
  • Seleccionar el espacio.
  • Diseñar la experiencia.
  • Coordinar proveedores y desplazamientos.
  • Gestionar las inscripciones.
  • Ejecutar el evento.
  • Medir sus resultados.

¿Quieres saber más? A continuación, desglosamos cada una de estas fases y te contamos cómo trabajar de la mano de expertos en marketing events como FCM Travel.
 

Contents

Cómo organizar un evento corporativo paso a paso

Como decíamos, la organización de eventos corporativos es una tarea compleja que requiere de diferentes pasos coordinados. 

Y para que todo salga bien, es esencial tener una planificación ordenada que te permita actuar a tiempo y con criterio. 
En los siguientes párrafos describimos el paso a paso.
 

1. Define los objetivos del evento

En primer lugar, un organizador de eventos corporativos debe hacerse una pregunta: ¿qué queremos conseguir con este evento? Así podrá definir los objetivos del evento. Y es que estos pueden ser muy diferentes. Por ejemplo, una empresa puede organizar un evento para:

  • Presentar un nuevo producto o servicio.
  • Formar a sus empleados.
  • Reunir equipos procedentes de diferentes ciudades o países.
  • Generar nuevas oportunidades comerciales.
  • Fidelizar clientes.
  • Reforzar la cultura empresarial.
  • Celebrar resultados o hitos de la compañía.
  • Aumentar la notoriedad de una marca.

También es recomendable establecer indicadores o KPI que permitan comprobar posteriormente si el evento ha cumplido su propósito. 
 

2. Determina el público y el número de asistentes

Igualmente, a la hora de organizar un evento corporativo hay que tener claro para quién lo estamos organizando. No es lo mismo preparar una reunión para 30 directivos que una convención para cientos de empleados o el lanzamiento de un nuevo producto. 

En este sentido, hay que conocer tanto el número estimado de participantes como sus características y procedencia.
Todo ello va a condicionar aspectos como la capacidad del espacio, el formato, los idiomas, el catering, la tecnología, los desplazamientos, el alojamiento o incluso el programa de actividades.
 

3. Establece el presupuesto

Por otro lado, hay que definir un presupuesto realista. Y no nos podemos olvidar de ningún punto. Aquí merece la pena enumerar elementos como:

  • Alquiler del espacio.
  • Producción.
  • Equipamiento audiovisual.
  • Escenografía y decoración.
  • Catering.
  • Transporte.
  • Vuelos o trenes.
  • Alojamiento.
  • Personal.
  • Tecnología.
  • Entretenimiento.
  • Comunicación.
  • Seguros y medidas de seguridad.
  • Gastos derivados de posibles contingencias.

En este punto, es fundamental que el evento sea de calidad y rentable. Por ello el organizador de eventos debe optimizar los recursos, coordinar proveedores y valorar qué puntos tienen un mayor impacto sobre los objetivos.
 

4. Elige la fecha, destino y espacio

El siguiente paso para entender cómo organizar eventos corporativos es elegir dónde hacerlo y cuándo.

En relación a ello, debes tener en cuenta que la ubicación debe responder a las necesidades reales de la empresa y de los asistentes. También hay que valorar los desplazamientos. 

Entre los factores que conviene valorar se encuentran:

  • Capacidad.
  • Accesibilidad.
  • Conexiones de transporte.
  • Infraestructura tecnológica.
  • Necesidades audiovisuales.
  • Distribución de los espacios.
  • Servicios disponibles.
  • Opciones de catering.
  • Alojamientos cercanos.
  • Accesibilidad para personas con movilidad reducida.

En cuanto a la fecha puede influir en la disponibilidad y el coste de vuelos, hoteles, espacios y proveedores. 
 

5. Diseña el concepto y la experiencia del evento

La organización de eventos corporativos también requiere que cuidemos la experiencia. Aquí entra en juego el concepto creativo del evento y su conexión con la identidad de la empresa. 

Hablamos de elementos como la escenografía, los contenidos, la iluminación, el entretenimiento o la tecnología. Por ejemplo, podemos incorporar recursos audiovisuales, experiencias interactivas, aplicaciones móviles, espacios para networking o dinámicas de participación.

No obstante, cada recurso debería tener una función dentro de la experiencia y contribuir a los objetivos definidos inicialmente.
 

6. Planifica la producción y coordina a los proveedores

Entre los pasos para organizar un evento corporativo, uno de los más importantes es convertirlo en realidad. Y esto hace que, dependiendo del tipo de evento, sea necesario coordinar proveedores de:

  • Sonido.
  • Iluminación.
  • Pantallas y audiovisuales.
  • Escenarios.
  • Decoración.
  • Catering.
  • Fotografía y vídeo.
  • Personal auxiliar.
  • Seguridad.
  • Entretenimiento.
  • Transporte.

Para evitar problemas, es recomendable trabajar con un calendario de producción en el que aparezcan claramente los plazos, entregables, necesidades técnicas y responsables de cada tarea.
 

7. Organiza los desplazamientos y el alojamiento

Si los eventos corporativos organizados implican movilidad, hay que cuidar la experiencia desde antes de llegar al lugar de la celebración.

Es decir, hay que trabajar elementos como vuelos, trenes, transfers, hoteles y horarios. Todo debe estar coordinado teniendo en cuenta tanto el programa del evento como la procedencia de los participantes.

La planificación puede incluir:

  • Reserva y gestión de vuelos o trenes.
  • Alojamiento.
  • Traslados entre aeropuertos, estaciones y hoteles.
  • Gestión de grupos.
  • Coordinación de horarios.
  • Modificaciones y cancelaciones.
  • Asistencia durante el desplazamiento.
  • Gestión de posibles incidencias.

Si quieres profundizar específicamente en esta fase, puedes consultar nuestra guía sobre cómo organizar un viaje de negocios, donde abordamos los principales aspectos que deben tenerse en cuenta al planificar desplazamientos profesionales.
 

 8. Gestiona las inscripciones y la comunicación con los asistentes

Otro punto fundamental sobre cómo organizar un evento corporativo es gestionar correctamente la información de los participantes.

Así, un sistema de registro permite saber quién asistirá, recopilar los datos necesarios y mantener una comunicación organizada antes, durante y después del evento.

Dependiendo de su complejidad, pueden utilizarse:

  • Landing pages de registro.
  • Formularios de inscripción.
  • Confirmaciones automáticas.
  • Aplicaciones para asistentes.
  • Comunicaciones personalizadas.
  • Acreditaciones.
  • Información sobre viajes y alojamiento.
  • Programas y agendas digitales.
  • Herramientas para gestionar participantes.
     

 9. Prepara un plan de contingencia

En la organización de eventos corporativos es inevitable que aparezcan imprevistos. Por eso, hay que incluir un plan de contingencia. Este debe decir qué hacer y quién toma decisiones en caso de que ocurra algo.

El plan de contingencia puede contemplar situaciones como:

  • Cancelaciones o retrasos.
  • Problemas con vuelos o transportes.
  • Ausencia de un proveedor.
  • Fallos audiovisuales.
  • Problemas de conectividad.
  • Cambios meteorológicos.
  • Modificaciones de última hora.
  • Emergencias médicas o de seguridad.

Por ejemplo, si una presentación depende de una conexión a Internet, debe existir una solución alternativa.
 

10. Coordina la ejecución del evento

Además de todo lo anterior, saber cómo organizar un evento corporativo, exigen una gran coordinación. 

Así, por ejemplo, antes de recibir a los asistentes, es recomendable realizar un briefing final con todas las personas implicadas y revisar el cronograma del evento.

Durante esta fase habrá que coordinar aspectos como:

  • Montaje.
  • Pruebas técnicas.
  • Recepción y acreditaciones.
  • Llegada de proveedores.
  • Horarios.
  • Ponentes.
  • Catering.
  • Actividades.
  • Transporte.
  • Atención a los asistentes.
  • Gestión de incidencias.
  • Desmontaje.

Cada responsable debe conocer exactamente su función y saber a quién dirigirse ante cualquier problema.
 

11. Analiza los resultados después del evento

Por último, en la organización de eventos corporativos hay que incluir una fase en la que se analicen resultados y se comparen con los KPIs definidos al principio. 

  • Entre otros indicadores, podemos analizar:
  • Número de inscritos y asistentes.
  • Tasa de asistencia.
  • Participación y engagement.
  • Satisfacción.
  • Leads obtenidos.
  • Oportunidades comerciales generadas.
  • Coste por asistente.
  • Presupuesto previsto frente al gasto final.
  • ROI.
  • Valoración de proveedores.
  • Feedback de asistentes y equipo.

Las encuestas, los datos y la información recopilada por el equipo permiten detectar qué ha funcionado y qué puede mejorarse.
 

Organiza tu próximo evento corporativo con el apoyo de FCM Travel

Como hemos visto, organizar un evento corporativo significa coordinar estrategia, personas, presupuesto, creatividad, producción, tecnología, proveedores, viajes y otras variables que deben funcionar de manera conjunta.

En relación a ello, en FCM Travel acompañamos a las empresas en la organización de eventos corporativos. Desde las primeras fases de estrategia y planificación hasta la producción, gestión tecnológica, búsqueda de espacios, desplazamientos, alojamiento, ejecución y análisis posterior.

Nuestro objetivo es crear una experiencia alineada con los objetivos de la empresa y con las expectativas de quienes participan en ella.

Dicho esto, si estás pensando en organizar un evento corporativo, ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos a convertir la idea inicial en una experiencia planificada y gestionada de principio a fin.

Cargando...