7 questions clés pour bien choisir sa TMC et optimiser son programme de voyages d'affaires 

1. Quel levier la TMC utilise t-telle pour vous accompagner dans l’optimisation des coûts ?

Les coûts des voyages d'affaires peuvent varier considérablement d'une TMC à l'autre. Toutes les agences disposent d’accords négociés, plus ou moins importants selon leur volume de voyages. Il est donc essentiel d’évaluer les tarifs proposés. En tant que Travel Manager, il est important de s’assurer que la TMC choisie pourra vous aider à optimiser ces coûts, en vous accompagnant, par exemple, dans la négociation de vos propres tarifs négociés auprès de vos fournisseurs récurrents. Autrement dit, une TMC qui s’alignera sur vos objectifs d’économies et cherchera à optimiser vos programmes d’entreprise plutôt que de vous orienter vers ses propres contenus.

2. Quel est l’accompagnement attendu de la TMC vis-à-vis de vos voyageurs ?

La qualité du service est un critère essentiel dans le choix de votre TMC et il ne faut donc pas négliger de bien déterminer le besoin d’accompagnement attendu. Recherchez-vous un service local ou un hub ? Un accompagnement via des agents désignés ou une assistance via call center ? Quel que soit votre besoin, assurez-vous que les canaux de réservation disponibles (chat, téléphone, email, IA agentique) correspondent aux préférences de vos collaborateurs et que le service délivré est adapté à vos typologies de voyages (déplacements internationaux, déplacements dans des pays à risques, connaissance du marché local dans les pays où vous êtes établis, gestion des urgences…). Tout cela permettra de déterminer la configuration de service qui correspond parfaitement à votre structure.

3. Comment la TMC gère-t-elle ses technologies et ses outils de réservation ?

Les plateformes de réservation jouent un rôle central dans l'efficacité du programme de voyages. Demandez à la TMC comment elle intègre ses outils technologiques et si ceux-ci sont compatibles avec l’écosystème IT en place (SIRH, ERP, moyen de paiement, prestataire sécurité…). La solution choisie doit être facile à utiliser, évolutive et capable de simplifier les processus de réservation, tout en offrant une bonne intégration.

4. Comment la TMC intègre-t-elle l’IA dans ses services et quelle est sa roadmap ?

Sujet incontournable, l’IA devient un élément de plus en plus important pour améliorer la gestion des voyages d’affaires. Aujourd’hui, les TMC et les éditeurs l’ont bien compris en intégrant l’IA dans leurs outils que ce soit pour optimiser les décisions de voyage, analyser les données ou améliorer l’expérience des voyageurs. Mais toutes les IA ne se valent pas. Aussi, il est important de comprendre :

Le type d’IA utilisé (IA agentique vs IA générative) et comment cette IA est intégrée dans les systèmes de la TMC
Est-ce que l’IA en question est une IA de qualité à qui on peut faire confiance
Les données sont-elles sécurisées

5. Quelle flexibilité la TMC offre-t-elle pour adapter ses services à vos besoins spécifiques ?

Les programmes de voyages d’affaires varient considérablement selon les entreprises. Assurez-vous que votre TMC peut personnaliser les paramétrages et la configuration de service selon les spécificités de votre entreprise, qu’il s’agisse de la gestion des risques ou de la sécurité des voyageurs, de la politique voyage, des flux d’approbation, de la facturation et des moyens de paiement, de la monnaie de facturation et la réglementation fiscale qui s’applique à l’ensemble de vos entités.

6. Comment la TMC travaille-t-elle avec vos équipes et assure-t-elle une collaboration fluide ?

La relation avec une TMC ne doit pas seulement être transactionnelle, elle doit être basée sur une collaboration étroite. Une TMC efficace doit être en mesure de s’intégrer de manière fluide dans vos processus existants et d’agir en véritable partenaire stratégique dans la gestion de vos voyages d'affaires. Mais elle doit également avoir une capacité d’écoute importante en donnant la parole au client, que ce soit par le biais d’enquêtes de satisfaction, de suggestions de développement ou en intégrant le client dans des pilotes pour le développement de nouvelles fonctionnalités. Une approche de co-construction est très souvent synonyme de collaboration réussie.

7. Comment la TMC garantit-elle un retour sur investissement et une expérience optimisée pour les voyageurs ?

Au-delà des économies immédiates, une TMC efficace doit apporter une valeur ajoutée sur le long terme. Demandez à la TMC comment elle mesure l'impact de son programme et comment elle s'assure que les voyageurs bénéficient d’une expérience optimisée. Une gestion efficace doit améliorer la satisfaction des voyageurs tout en contribuant à des économies et à une meilleure conformité aux politiques internes.

FCM Travel, le partenaire idéal pour optimiser votre programme de voyages d'affaires
Le choix de la bonne TMC est essentiel pour une gestion optimale des voyages d'affaires. En se posant les bonnes questions, les Travel Managers et Acheteurs peuvent s'assurer que la TMC choisie offre bien plus que des économies à court terme, mais devient un partenaire stratégique sur le long terme, capable de soutenir la croissance de l'entreprise.

Dans ce cadre, FCM Travel s’impose comme un partenaire incontournable dont l’objectif est de simplifier la gestion des voyages. La FCM Platform centralise l’ensemble des processus : réservation, suivi des dépenses, reporting, analyse des données et personnalisation des services tout en s’intégrant parfaitement dans l’écosystème de l’entreprise cliente. Afin de décupler les capacités de la FCM Platform, FCM s’appuie largement sur son moteur d’Intelligence Artificielle et assistant voyage, Sam, qui offre une assistance personnalisée, proactive et en temps réel, permettant aux voyageurs d'optimiser leur expérience et de gagner en efficacité.

Ces solutions technologiques avancées permettent non seulement d’améliorer la qualité du service et la flexibilité, mais aussi de garantir une meilleure maîtrise des coûts et d'optimiser la conformité aux politiques de l'entreprise. Avec SAM et la FCM Platform, les entreprises disposent des outils nécessaires pour gérer leurs voyages d'affaires de manière efficace et proactive tout en restant parfaitement alignée avec leurs objectifs stratégiques.