Entamer la conversation : obtenir l’adhésion des parties prenantes à votre programme de voyages

Vous connaissez votre programme de voyages d’affaires sur le bout des doigts. Vous savez qu’il fonctionne lorsque vous avez moins de problèmes à gérer au quotidien et que vous pouvez accéder rapidement aux données dont vous avez besoin. Mais le plus difficile reste de faire en sorte que les autres le voient aussi — en particulier ceux qui contrôlent le budget, définissent les politiques ou ne s’intéressent aux voyages d’affaires que lorsqu’un problème survient.

Cela s’explique en grande partie par le fait que les travel managers rendent compte de l’activité — réservations effectuées, politiques appliquées — plutôt que de la valeur créée. Et il ne peut pas s’agir d’une approche unique pour toutes vos parties prenantes : chacun veut entendre des choses différentes.

 

Three professionals engaged in conversation in a bright office setting.

Points clés à retenir

  • Pour obtenir l’adhésion des parties prenantes, commencez par comprendre leur réalité avant de parler de voyages d’affaires.
  • Votre approche doit être adaptée à chaque partie prenante.
  • Un léger ajustement dans votre façon de communiquer ne vous aidera pas seulement à convaincre cette personne, mais facilitera également les conversations qu’elle aura ensuite avec d’autres.

Contents

Commencez par leurs priorités, pas par votre programme

Lorsque vous préparez une présentation ou un échange, il est naturel de vouloir mettre en avant les résultats de votre programme de voyages et les améliorations apportées. Mais la plupart des parties prenantes ne cherchent pas à comprendre comment fonctionne une stratégie de voyages d’affaires : elles veulent que vous, et donc la gestion des voyages, les aidiez à résoudre un problème. Le meilleur moyen d’être écouté est de commencer par un sujet qui les concerne déjà, puis d’aborder les aspects liés aux voyages.

Pour commencer, prenez l’habitude de noter les critères sur lesquels cette personne est évaluée ou consultez les dernières communications de l’entreprise pour comprendre ses priorités. C’est à partir de là que vous devez amorcer votre conversation ou votre présentation.

Assurez-vous d’avoir toutes les données et informations nécessaires en amont afin de pouvoir répondre à toutes les questions qui pourraient vous être posées. Les outils d’analyse prédictive de votre TMC et votre account manager peuvent vous aider.

Voici comment adapter votre approche à chaque partie prenante.

Comment parler budget avec les CFO et les équipes Finance ?

Ce qui les préoccupe : les coûts, les risques, la visibilité et la prévisibilité. Ils ne sont pas opposés aux voyages d’affaires ; ils n’aiment simplement pas les mauvaises surprises. Les CFO étant de plus en plus sous pression face à l’incertitude budgétaire, les discussions sur les dépenses liées aux voyages s’orientent souvent vers la question du contrôle.

Comment amorcer la conversation : commencez par un chiffre qu’ils connaissent déjà grâce à leurs propres reportings, comme les économies réalisées, les risques évités ou les projections de dépenses par rapport aux prévisions. Présentez votre approche sous l’angle de la réduction des risques ou du retour sur investissement, plutôt que comme une demande de budget supplémentaire pour les voyages.

Quelques pistes de discussion :

« Voici comment nos dépenses de voyages se situent par rapport aux prévisions ce trimestre, ainsi que le principal facteur qui pourrait les faire évoluer au prochain trimestre. J’aimerais avoir votre avis avant que cela ne devienne un problème. »

« Des facteurs externes entraînent une hausse des prix dans cette région. Voici ce que j’ai mis en place avec notre TMC pour en limiter l’impact, ainsi que quelques recommandations supplémentaires qui pourraient nous aider à aller plus loin. »

Personnalisez cet e-mail : 📩 Inclure votre CFO   

Comment évaluer les fournisseurs avec les équipes Achats ?

Ce qui les préoccupe : la performance des fournisseurs, la valeur du contrat et les risques liés à la consolidation. Avec les nombreuses opérations de consolidation actuellement en cours dans le secteur du voyage, ils se préoccupent davantage du fournisseur lui-même que des risques liés aux voyages.

Comment amorcer la conversation : orientez la discussion autour de la responsabilité du fournisseur et de votre capacité à négocier, plutôt que de la qualité du service. Montrez que votre dispositif actuel justifie le contrat qui le lie à votre entreprise ou, à défaut, identifiez les points sur lesquels vous souhaitez négocier.

Quelques pistes de discussion :

« Je voudrais vous présenter la performance de notre fournisseur actuel par rapport aux engagements contractuels et vous signaler un point sur lequel je pense que nous avons une marge de négociation que nous n’exploitons pas. »

« Depuis les récentes acquisitions de notre TMC, je voudrais vérifier qu’il reste bien le fournisseur le plus adapté à nos besoins. J’ai préparé une comparaison avec plusieurs autres prestataires ; j’aimerais m’en servir comme base pour décider si nous renégocions nos conditions actuelles ou si nous lançons une consultation. »

Personnalisez cet e-mail : 📩 Inclure les équipes achats   

Comment obtenir l’adhésion des RH à la politique voyages ?

Ce qui les préoccupe : le devoir de protection, l’expérience des collaborateurs et leur bien-être. Ils sont davantage attentifs à l’aspect humain du programme de voyages : l’épuisement, les difficultés rencontrées et les collaborateurs qui appréhendent certains déplacements.

Comment amorcer la conversation : partez d’une personne, pas de la politique. Les témoignages et situations vécues par les collaborateurs vous permettront d’aller plus loin.

Quelques pistes de discussion :

« Je voudrais vous montrer à quoi ressemble réellement l’expérience des voyageurs aujourd’hui — ce qui fonctionne bien et les points de friction — car certains aspects ont plus d’impact sur le bien-être qu’on ne le pense. »

« Les évolutions récentes dans [région] me font penser que nous devons faire davantage pour assurer la sécurité de nos collaborateurs lorsqu’ils s’y déplacent. Pouvons-nous prendre un peu de temps pour définir ensemble ce que cela devrait impliquer et faire intervenir les bonnes personnes pour nous assurer de bien le mettre en place ? »

Personnalisez cet e-mail : 📩 Inclure les HR  

Comment parler des risques liés aux voyages avec les équipes IT et Sécurité ?

Ce qui les préoccupe : l’intégrité des données, les obligations de conformité et les risques liés aux systèmes. Les déplacements professionnels peuvent exposer les appareils, les collaborateurs et les données sensibles qui circulent au-delà des frontières.

Comment amorcer la conversation : abordez la question sous l’angle de la visibilité et du contrôle des risques : où se trouvent les voyageurs, quels systèmes traitent leurs données et à quelle vitesse vous pouvez localiser une personne.

Quelques pistes de discussion :

« Je voudrais faire le point sur la façon dont nous suivons actuellement la localisation des voyageurs et l’exposition des données pendant leurs déplacements, ainsi que sur un point qui, selon moi, mériterait d’être amélioré ensemble. »

« Les évolutions récentes dans [région] nous amènent, avec les RH, à réfléchir à ce que nous pouvons faire de plus pour assurer la sécurité de nos collaborateurs lorsqu’ils s’y déplacent. J’aimerais avoir votre point de vue sur les aspects liés aux risques et à la visibilité. Pourrions-nous vous associer à cette réflexion afin de définir ensemble la bonne approche ? »

Personnalisez cet e-mail : 📩 Inclure vos équipes IT/Securité  

Comment parler des émissions liées aux voyages avec les responsables Développement durable et ESG ?

Ce qui les préoccupe : des progrès crédibles en matière de réduction des émissions ou par rapport aux objectifs fixés, ainsi que des données qu’ils peuvent utiliser dans leurs reportings.

Comment amorcer la conversation : commencez par les données. Ce public réagit davantage à une base de référence claire et à une trajectoire réaliste qu’à des ambitions générales.

Quelques pistes de discussion :

« Voici où se situent actuellement nos émissions liées aux voyages et leur évolution. J’aimerais avoir votre avis sur ce qui serait considéré comme un bon niveau de performance de votre point de vue. »

« Nos émissions liées aux voyages sont légèrement en retard par rapport à l’objectif que nous nous sommes fixé. J’ai identifié quelques changements de processus, principalement sur le moment où les vols sont réservés et les vols choisis, qui pourraient contribuer à réduire cet écart. Seriez-vous disponible pour que nous les examinions ensemble ? »

Personnalisez cet e-mail : 📩Inclure les équipes ESG   

Comment impliquer les voyageurs et les assistants chargés des réservations ?

Ce qui les préoccupe : la fiabilité, la rapidité, moins de friction et un accompagnement en cas de problème. Les assistants chargés des réservations sont particulièrement sensibles aux inefficacités, mais ne s’intéressent pas forcément à la politique voyages ou au choix de la plateforme de voyages d’affaires : ils ont surtout besoin que tout fonctionne.

Comment amorcer la conversation : considérez-les comme les experts de ce que vous cherchez à améliorer au quotidien. Interrogez les assistants sur leurs difficultés. Évitez complètement le jargon lié au programme voyages : ils s’intéressent davantage au déplacement lui-même.

Quelques pistes de discussion :

« Vous utilisez notre processus de réservation plus que presque n’importe qui d’autre : quelle est la seule chose que nous pourrions améliorer et qui vous faciliterait la semaine ? »

« Lors d’un récent déplacement professionnel, quel est le moment où vous avez trouvé que les choses étaient plus compliquées qu’elles n’auraient dû l’être ? »

Personnalisez ces e-mails :

📩 Demander l'avis d'un voyageur   

📩 Demander l'avis des assistants de direction   

Le réflexe à adopter

pour tout relier

Le principe reste le même : commencez par une phrase qui parle de leur réalité, pas de la vôtre. Ce petit changement peut faire toute la différence entre donner l’impression de vouloir leur vendre quelque chose et leur montrer que vous comprenez leurs enjeux.

Et n’oubliez pas que la plupart des personnes à qui vous parlez devront ensuite poursuivre la conversation avec leurs propres parties prenantes. Si vous faites mouche dès le premier échange, il leur sera plus facile d’expliquer la situation ou de transférer votre message à quelqu’un d’autre. Au fil du temps, vous positionnez ainsi votre rôle, et votre programme de voyages, comme un véritable atout stratégique.