Cómo hacer que los eventos corporativos se sientan personales

 

¿Qué significa que un evento corporativo se sienta personal?

En primer lugar, es necesario entender cuando un evento corporativo se siente personal y cuando no. Por ejemplo, poner el nombre en una acreditación no es personalizar. Adaptar horarios, idiomas, comunicaciones, desplazamientos, sesiones recomendadas o necesidades específicas sí lo es.

Como ves, ambas situaciones son muy diferentes. Y el impacto que se genera con cada una de ellas también. 

Aquí cabe señalar que el objetivo de la  personalización de eventos corporativos es conseguir que cada asistente perciba que el evento ha sido diseñado pensando en sus necesidades, su perfil y la forma en la que va a vivir la experiencia.
 

¿Cómo llevar a cabo eventos corporativos personalizados?  

Si estás pensando en la personalización de eventos corporativos, es importante tener claro el paso a paso a seguir. Es decir, todo debe estar bien coordinado, desde la planificación inicial hasta el seguimiento posterior.

En los siguientes párrafos detallamos el proceso completo:

¿Cómo conocer mejor a los asistentes antes del evento?

Para que todas las ventajas anteriores sean posibles, primero es necesario conocer bien a los asistentes. Y aquí la empresa debe identificar información que realmente permita mejorar la experiencia. Por ejemplo, no necesitará lo mismo un directivo que participa como ponente, una persona de un equipo internacional que viaja desde otro país o un empleado que acude a una formación interna.

Además, si la empresa ya ha organizado eventos similares, conviene revisar aprendizajes anteriores. Comentarios, incidencias repetidas o preferencias frecuentes pueden ayudar a diseñar una experiencia más ajustada sin partir de cero.

¿Cómo personalizar la comunicación antes del evento?

Una vez recopilada la información necesaria, la comunicación previa se convierte en uno de los primeros momentos donde el asistente percibe si el evento está pensado para él. Aquí no conviene enviar el mismo email a todo el mundo. Es más útil segmentar los mensajes según el perfil o la situación.

Por ejemplo, un asistente local necesita saber horarios, ubicación, acceso y agenda. En cambio, una persona que viaja desde otro país también necesitará información sobre vuelos, traslados, alojamiento, documentación, puntos de encuentro y posibles cambios de horario.

Cuando hay desplazamientos, puede ser útil informar también sobre cómo organizar un viaje de negocios, especialmente si los asistentes deben gestionar parte del proceso o seguir criterios corporativos concretos.

¿Cómo adaptar la agenda y los contenidos a cada perfil?

Después de la comunicación, la agenda es uno de los elementos que más influye en la percepción del evento. Un contenido relevante hace que el asistente sienta que su tiempo está bien invertido.

La personalización puede aplicarse creando bloques por intereses, roles o niveles de responsabilidad. Por ejemplo, puede haber sesiones comunes para reforzar los mensajes principales de la empresa y, después, espacios opcionales según área, mercado, función o necesidad.

También puede ayudar el permitir que los asistentes elijan parte de su recorrido. Una agenda flexible, aunque sea en algunos bloques, aporta sensación de control y mejora la relevancia de la experiencia.

¿Cómo hacer que la logística también se sienta personal?

Por otro lado, en eventos corporativos con asistentes de distintas ciudades o países, la logística también tiene que estar bien coordinada y cuidada.

El transporte, el alojamiento, los traslados, los horarios y la atención ante incidencias forman parte de la experiencia personalizada. Si una persona llega cansada, con dudas o con poco margen entre el viaje y la primera sesión, su predisposición cambia.

De hecho, en eventos con muchos desplazamientos, contar con una agencia de viajes de negocios puede ayudar a coordinar variables complejas sin que el asistente tenga que resolverlas por su cuenta.

¿Cómo mantener la personalización después del evento?

Por último, el seguimiento posterior también influye en el recuerdo que se lleva cada asistente y es clave en eventos corporativos personalizados. Es decir, en lugar de enviar un mensaje genérico a todos, podemos compartir materiales según las sesiones a las que asistió la persona, sus intereses o su perfil. 

También es recomendable pedir feedback segmentado. En otras palabras, pedir feedback a ponentes, clientes, empleados internacionales y personas que han viajado desde otra sede. Así conocemos todos los puntos de vista posibles.